Polityka Prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego dostępnego pod adresem https://www.4office.com.pl (dalej: „Sklep”). Dokument ten realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (dalej: „RODO”). Korzystanie ze Sklepu jest dobrowolne. Przekazanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia, zawarcia umowy sprzedaży lub kontaktu jest natomiast warunkiem skorzystania z odpowiedniej funkcji Sklepu.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest: 4office Marcin Boruc 05-091 Ząbki ul. Sikorskiego 47A NIP: 125-116-32-66 REGON 140260600 Kontakt w sprawie danych osobowych: e-mail: biuro@4office.com.pl telefon: 509-447-442 Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD), ponieważ nie wymagają tego przepisy prawa. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można się kontaktować bezpośrednio z Administratorem przy wykorzystaniu danych podanych powyżej.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu, w którym kontaktujesz się ze Sklepem lub korzystasz z jego funkcjonalności, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, adres do faktury.
  • Dane firmowe (dla klientów biznesowych): nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby, dane osoby kontaktowej.
  • Dane dotyczące zamówień: lista zamówionych produktów, kwoty, metody płatności i dostawy, historia transakcji, statusy zamówień.
  • Dane konta użytkownika: login, zaszyfrowane hasło, ustawienia konta, preferencje, lista życzeń.
  • Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory plików cookie, dane o aktywności w Sklepie.
  • Dane z formularza kontaktowego/korespondencji: treść wiadomości oraz dane podane w wiadomości.

Sklep nie zbiera świadomie danych szczególnych kategorii (np. danych o zdrowiu, pochodzeniu, przekonaniach) i prosi o ich nieprzekazywanie w formularzach.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Cel przetwarzania Podstawa prawna (RODO)
Zawarcie i realizacja umowy sprzedaży, w tym wysyłka i obsługa zamówienia art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
Wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, ustawa o VAT)
Obsługa zwrotów, reklamacji, gwarancji art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO
Założenie i prowadzenie konta użytkownika w Sklepie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego / e-maila art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora (kontakt zwrotny)
Prowadzenie statystyk i analityki ruchu w Sklepie (Google Analytics) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda wyrażona w mechanizmie zarządzania zgodami CookieYes
Zapewnienie bezpieczeństwa Sklepu (logi serwera, ochrona przed nadużyciami) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora
Ustalenie, dochodzenie i obrona ewentualnych roszczeń art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ww. celów. Sklep nie wykorzystuje danych osobowych Klientów do celów marketingu bezpośredniego ani profilowania marketingowego, jeśli Klient nie wyraził na to odrębnej zgody.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich brak uniemożliwia odpowiednio: zawarcie i realizację umowy sprzedaży, wystawienie faktury, kontakt zwrotny lub założenie konta. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. statystyki Google Analytics) odmowa lub wycofanie zgody nie wpływa na możliwość korzystania ze Sklepu.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

  • Dostawcy usług hostingowych i IT – w celu zapewnienia działania Sklepu, serwera, kopii zapasowych i utrzymania infrastruktury.
  • Firmy kurierskie i operatorzy pocztowi – w celu dostarczenia zamówienia (np. [DPD, InPost, Poczta Polska, kurier własny — wymień faktycznie używanych przewoźników]).
  • Operatorzy płatności online – w celu realizacji płatności (np. [PayU, Przelewy24, Tpay, BLIK, PayPal — wymień używane bramki]).
  • Biuro rachunkowe / dostawca systemu fakturowego – w celu obsługi księgowo-podatkowej zamówień.
  • Dostawcy oprogramowania sklepu – WordPress / WooCommerce oraz wykorzystywane wtyczki, w zakresie niezbędnym do działania Sklepu.
  • Google Ireland Limited – w zakresie usługi Google Analytics (zob. sekcja 9 oraz Polityka plików cookie).
  • CookieYes Limited – w zakresie obsługi mechanizmu zarządzania zgodami na pliki cookie.
  • Organy państwowe i sądy – jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Ze wszystkimi podmiotami, które przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora, zawarte są stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodne z art. 28 RODO.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Część usług, z których korzysta Sklep (m.in. Google Analytics oraz CookieYes), może wiązać się z przekazywaniem danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), w szczególności do USA. Przekazywanie odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności:

  • standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
  • ram prawnych typu EU-U.S. Data Privacy Framework, gdy dany dostawca jest do nich certyfikowany.

Na żądanie udostępnimy kopię odpowiednich zabezpieczeń.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, w szczególności:

  • dane dotyczące zamówień i faktur – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy),
  • dane konta użytkownika – do momentu usunięcia konta przez Klienta lub Administratora,
  • dane z formularza kontaktowego – do czasu zakończenia korespondencji i upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
  • dane statystyczne (Google Analytics) – zgodnie z konfiguracją usługi, domyślnie nie dłużej niż 14 miesięcy,
  • logi serwera – co do zasady do 12 miesięcy.

Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
  • prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO),
  • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w sytuacjach określonych w art. 17 RODO,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
  • prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
  • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO),
  • prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl).

W celu skorzystania z powyższych praw skontaktuj się z Administratorem korzystając z danych z sekcji 1.

Sklep wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie, w tym:

  • pliki cookie niezbędne do działania Sklepu i koszyka WooCommerce,
  • pliki cookie funkcjonalne (m.in. zapamiętanie ustawień),
  • pliki cookie analityczne Google Analytics – uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze CookieYes,
  • pliki cookie samego mechanizmu zarządzania zgodami CookieYes.

Szczegółowy wykaz plików cookie, ich cel, czas działania oraz informacje o tym, jak zarządzać zgodami, znajdziesz w odrębnym dokumencie: Polityka plików cookie. Ustawienia zgód można w każdej chwili zmienić, klikając link „Ustawienia cookies” w stopce Sklepu lub ikonkę banera CookieYes.

10. Profilowanie i decyzje automatyczne

Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały (art. 22 RODO).

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii chronionych danych, m.in.:

  • szyfrowanie transmisji danych protokołem HTTPS / TLS,
  • ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do upoważnionego personelu,
  • regularne aktualizacje oprogramowania Sklepu i serwera,
  • kopie zapasowe oraz monitorowanie infrastruktury.

12. Linki do stron zewnętrznych

Sklep może zawierać linki do stron internetowych innych podmiotów (np. dostawców, producentów, serwisów społecznościowych). Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych przez operatorów tych stron — zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.

13. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa lub funkcjonalności Sklepu. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem https://www.4office.com.pl/polityka-prywatnosci/. Data ostatniej aktualizacji: [DATA, np. 25 kwietnia 2026 r.].